Firma zatrudnia około 10 osób. Część z nich pracuje na stanowiskach robotniczych(magazynierzy), część zaś to stanowiska biurowe. Generalnie pracodawca nie przewiduje pracy zdalnej poza wyjątkami, gdy jest do tego zobowiązany. Ale wiem, że praca zdalna okazjonalna na stanowiskach biurowych będzie wykorzystywana. Czy w takim przypadku pracodawca ma obowiązek wdrożyć w życie regulamin pracy zdalnej? Czy podpisuje go każdy pracownik (nawet osoby nie objęte tą pracą) i zamieszczamy oświadczenia o zapoznaniu w aktach osobowych? Czy pracownik wykonujący zdalną pracę okazjonalnie również składa oświadczenie o posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Powyższe zasady nie mają zastosowania w sytuacji, gdy u pracodawcy ma funkcjonować okazjonalna praca zdalna.
Praca może być wykonywana zarówno na terenie zakładu pracy, jak również można ją wykonywać na odległość. Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do podstawowego źródła prawa pracy, jakim jest Kodeks pracy, pracę zdalną. Zgodnie z przywołanym aktem prawnym, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Praca zdalna musi odbywać się we właściwych warunkach w zakresie bezpieczeństwa. Pracownik zdalny musi potwierdzić, że posiada warunki techniczne oraz lokalowe umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi ponadto potwierdzić, że na stanowisku pracy są zachowane właściwe warunki w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z nowych przepisów, które wprowadzają do Kodeksu pracy pracę zdalną wynika, że zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Regulamin pracy zdalnej
Informacja o zapoznaniu pracownika z ryzykiem zawodowym
Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą ochrony danych osobowych
Zasady BHP przy pracy zdalnej obowiązującej od 7 kwietnia 2023 r.
Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej
Instrukcja bhp podczas wykonywania pracy zdalnej
Lista kontrolna - ergonomia stanowiska pracy zdalnej
Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z instrukcją
Pracodawca, u którego będzie stosowana okazjonalna praca zdalna, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym może mieć wątpliwości czy powyższe reguły obowiązują również w przypadku pracy okazjonalnej.
Odnosząc się do przywołanego dylematu należy zauważyć, że przepisy wyłączają względem okazjonalnej pracy zdalnej stosowanie niektórych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Ma to miejsce szczególnie w zakresie kwestii proceduralnych. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie mają zastosowania przywołane na wstępie zasady dotyczące ustalania porozumienia lub regulaminu. Skoro zatem przepisy nie przewidują obowiązku tworzenia porozumienia lub regulaminu, to trudno wymagać od pracowników wykonujących okazjonalną pracę zdalną potwierdzenia zapoznania się z takimi dokumentami.
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej obowiązuje natomiast zasada, zgodnie z którą dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Pobierz z Portalu BHP wzór: Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej
art. 1 Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240)
Sebastian Kryczka prawnik, ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania