Usługi zewnętrznego prowadzenia ewidencji wydania Środków Ochrony Indywidualnej (ŚOI). Oznacza to, że firma zewnętrzna prowadzi kartoteki wydań artykułów BHP dla pracowników klienta, pilnuje dat wymiany, dostarcza na czas ŚOI, jeżeli należy się pracownikowi wymiana, itd. Przekazanie ŚOI odbywa się przez "paczkomat" w zakładzie. Firma instaluje automat "paczkomat" u klienta, do którego trafiają ŚOI. Jeżeli do paczkomatu trafiają ŚOI dla danego pracownika, to otrzymuje on indywidualny kod do odbioru tych ŚOI. Czy wpisanie do paczkomatu indywidualnego kodu i odebranie ŚOI można potraktować jako potwierdzenie odbioru ŚOI przez pracownika? Czy takie potwierdzenie jest równoznaczne z tym, gdyby pracownik potwierdził odbiór np. poprzez podpisanie karty wydania ŚOI?
Organizację pracy w tym kwestie wyposażenia pracowników środki ochrony indywidualnej określa pracodawca w przepisach zakładowych w szczególności w regulaminie pracy. Sposób ustalenia wydawania środków ochrony indywidualnej określa więc pracodawca. W braku szczegółowych regulacji można przyjąć, że stosowanie wspomnianych rozwiązań technicznych jest możliwe – co nie zmienia faktu, iż część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stanowi karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Przepisy nie zabraniają stosowania wspomnianego w pytaniu urządzenia technicznego do przydzielania ŚOI. Jednak w celu uniknięcia wątpliwości inspektora PIP w razie kontroli bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskiwanie przez pracodawcę dodatkowego potwierdzenia pobrania przez pracownika wyposażenia.
Czytaj także: Czy tabela przydziału odzieży powinna znaleźć się w regulaminie pracy?
Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Powyższa zasada wynikająca z Kodeksu pracy jest rozwinięta w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Środki ochrony indywidualnej są przeznaczone do użytku osobistego. W wyjątkowych przypadkach środek ochrony indywidualnej może być używany przez więcej niż jedną osobę, jeżeli zastosowano działania wykluczające niepożądany wpływ takiego użytkowania na zdrowie i higienę korzystających z niego pracowników.
Odnosząc się bezpośrednio do wątpliwości, o których mowa w pytaniu, należy wskazać, że przepisy nie regulują szczegółowej procedury wydawania środków ochrony indywidualnej. Tym samym można przyjąć, że stosowanie bardziej zautomatyzowanej formy ich odbioru, np. z wykorzystaniem wspomnianego automatu, będzie dopuszczalne.
Należy jednak pamiętać, że kwestia potwierdzenia odbioru ŚOI w danym terminie z wykorzystaniem wspomnianego kodu odbioru nie jest uregulowana i będzie podlegała ocenie inspektora PIP podczas kontroli.
Należy mieć świadomość, że każdy inspektor jest niezależnym organem i ma prawo samodzielnie oceniać dopuszczalność lub brak dopuszczalności stosowania wspomnianego rozwiązania. Tym samym, niezależnie od zautomatyzowania procesu wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, bezpiecznej dla pracodawcy będzie uzyskiwanie bardziej bezpośredniego potwierdzenia przez pracownika faktu otrzymania ŚOI.
Należy ponadto pamiętać, że z przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że częścią dokumentacji pracowniczej jest karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
2376 Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).
Autor: Sebastian Kryczka Prawnik, ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania